Tránh tình huống khó xử khi họp qua video

Phần mềm hỗ trợ họp trực tuyến Zoom Cloud Meetings đang trở nên áp dụng được tải nhiều nhất ở Việt Nam và một số quốc gia khác tuần này. Trong khi đó, Microsoft cho biết lượng dùng phần mềm Team của hãng tăng 40% mỗi tuần và hiện có 44 triệu người dùng hàng ngày. Bên cạnh những người đã quen làm việc từ xa, không ít người mới bắt đầu tìm hiểu cách họp qua mạng.

Nhiều người bắt đầu làm việc ở nhà và họp trực tuyến khi dịch Covid-19 lan rộng. Ảnh: Zoom.

Trang The Verge san sớt một số kinh nghiệm khi gọi video trực tuyến.

sắp đặt không gian làm việc

"Đang họp trực tuyến mà con cứ nhảy nhót sau lưng. Còn khi đồng nghiệp biểu đạt, mọi người nghe tiếng em bé ba tuổi của cô ấy hát, reo hò inh ỏi... Tình trạng chung mấy hiện tại", một người mẹ san sẻ trên Facebook. Do cảnh ngộ, đồng nghiệp và đối tác sẽ cảm thông với những cảnh huống như trên.

Tuy nhiên, nếu có thể, hãy Sắp xếp một không gian riêng trước khi bắt đầu cuộc gọi video. Nếu không, cần sử dụng tai nghe để giảm tiếng ồn xung quanh, song song thông tin với người nhà rằng bạn chuẩn bị bắt đầu cuộc họp để tránh bị xen vào, làm phiền.

Camera cần được điều chỉnh để người dùng trông không quá xa hay quá gần. Nếu dùng camera rời, nên đặt nó gần màn hình, ngang tầm mắt, cũng như bảo đảm ánh sáng chiếu vừa đủ khuôn mặt. Nhớ thu vén gọn ghẽ đồ vật sau lưng để người tham gia video không nhìn thấy những thứ không mong muốn. Nếu không có thời gian dọn, bạn có thể dùng background ảo có sẵn trong phần mềm.

Chọn background trong phần mềm video conference. Ảnh: The Verge.

Trang phục trang nhã, chỉnh tề

Điều thúc khi làm việc ở nhà là bạn có thể mặc áo phông, quần cụt cả ngày. Nhưng khi họp qua video, hãy mặc như lúc đi làm (chí ít là phần xuất hiện trong camera). Bạn không cố định phải cầu kỳ, tốn thời gian trang điểm... nhưng rõ ràng, ai cũng muốn mình trông chỉn chu khi chuyện trò với người khác.

Không nên mặc Trang phục sặc sỡ, kẻ sọc vì sẽ gây xao lãng, còn áo đen hoặc trắng cũng có thể khiến camera tự động điều chỉnh độ sáng và người khác khó nhìn khuôn mặt bạn.

Bắt đầu cuộc gọi

Người dùng cần soát chất lượng Wi-Fi, dung lượng pin, microphone và độ ổn định của phần mềm video. Nếu bạn không họp trực tuyến thẳng tuột trước đây, hãy tham gia vào cuộc họp sớm vài phút trước thời kì quy định để tìm hiểu các tính năng.

Bạn cần lưu ý tắt microphone khi không phát biểu. Nếu cần đứng dậy hoặc làm gì đó, như em bé bất thần chạy vào, bạn nên tạm tắt video để không làm phiền những người khác. trong cuộc họp, nên tỏ ra hội tụ thay vì nhìn màn hình điện thoại, đọc báo, gửi email...

san sẻ màn hình

Nếu cần san sẻ màn hình để chiếu slide, hình ảnh..., bạn nên dành một chút thời gian để ẩn các thông tin mẫn cảm, riêng tây trước khi bấm nút share. Hãy quét dọn desktop gọn gàng, đóng các tab hay chương trình đang mở, thoát khỏi phần mềm chat khác để không gặp tình trạng thông tin tin nhắn mới liên tục xuất hiện ở góc màn hình.

Minh Minh